Concentração e produtividade
Como planejar o seu dia para cumprir todas tarefas

Como planejar o seu dia e cumprir todas as tarefas

O dia começou. Tudo parece tranquilo e você irá dar conta de todas as tarefas, mas em um minuto um turbilhão de coisas acontecem e a maioria do que estava programado fica para o dia seguinte e assim por diante, transformando a sua agenda em um caos. Este retrato é muito comum na vida profissional, pois as mudanças existem e, dependo do tamanho do imprevisto, podem demandar bastante tempo para serem solucionados. Entretanto, podemos deixar tudo mais organizado criando uma rotina de gestão para seu tempo. A 4You Coworking separou algumas dicas de como planejar o seu dia e cumprir todas as tarefas.

 

Dica 1 – O dia começa ontem

Antes mesmo de encerrar o expediente, guarde alguns minutos para já planejar o seu próximo dia. Separe na sua agenda o que é prioridade e já defina quais os horários irá dedicar para resolver estas questões. O mais importante é manter o foco e realizar estas tarefas na hora determinada. Se realmente for uma prioridade todo o restante deve ficar de lado neste momento, inclusive e-mail e redes sociais. Nenhuma distração pode te tirar desta linha. Caso surja um imprevisto e ele seja mais urgente, já defina no mesmo instante quando retomara aquela tarefa. Sempre olhe na agenda para se certificar que está seguindo corretamente o cronograma. Com isso, você começará a ter um fluxo de trabalho, deixando o seu dia muito mais produtivo.

 

Dica 2 – Tenha certeza do que é prioridade

Você tem certeza que a tarefa que você está realizando é a prioridade? Isso é muito importante para não te sobrecarregar e acabar ficando para a última hora os assuntos mais importantes. Se tudo for prioridade, nada é, ou seja, tem algo errado na sua definição. Procure separar os assuntos em três tipos: prioridades, pautas do dia e planejamentos futuros. Logicamente que tudo deve ser resolvido, mas essa escala vai te ajudar a ter mais clareza do todo e dar atenção primeiro para o que vale mais a pena.

 

Dida 3 – Dose as tarefas

Se na segunda-feira você tirou o dia para reuniões e visitas a clientes ou futuros parceiros, use a terça-feira para colocar o operacional em dia. Esse balanceamento de tarefas fará com que e depois sair para visitar um cliente irá quebrar o seu raciocínio, tirando a sua atenção. Dedicar cada data para uma coisa com certeza vai influenciar na sua produtividade e te deixar muito mais focado para resolver os problemas sem deixar de lado os prospects.

 

Dica 4 – Imprevistos acontecem

As tarefas extras e outros imprevistos vão sempre aparecer e em nenhum trabalho do mundo você estará livre deles. Mas estes também podem ser planejados. Não deixe agendado um compromisso atrás do outro. Mantenha horários ‘livres’ para facilitar na hora de mudar os planos do seu dia, sem deixar o que já está agendado de lado. Caso o imprevisto não apareça, você ainda terá um horário para adiantar uma tarefa do dia seguinte. Com certeza sua produtividade será elogiada por isso.

 

Dica 5 – Mantenha tudo em uma única agenda

Seu colega te passou um trabalho. Você ouviu, disse que iria fazer e não anotou. Uma reunião apareceu e pronto! Você já esqueceu. Para evitar isso, é muito importante que tudo seja anotado e em um mesmo lugar. Não adianta ter três agendas que não se conversam. Você vai acabar marcando duas coisas no mesmo horário. Se organize e siga o que foi determinado no planejamento. Caso alguém te passe uma tarefa nova, olhe nos seus horários, defina se é uma prioridade e, se não for, peça um prazo maior para entregar. É muito melhor negociar a entrega, do que se esquecer de fazer, não é mesmo?

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